E-mail template laten ontwerpen: kosten, opties en slimme keuzes

Wanneer heb jij voor het laatst een mail geopend die er op je telefoon net zo strak uitzag als op je laptop? Precies. Dat is zeldzamer dan je zou denken. Een e-mail template is het vaste ontwerp waarin je al je mailings giet: één keer goed opgezet, daarna telkens opnieuw te vullen met nieuwe tekst en beelden. Steeds meer ondernemers besluiten daarom hun e-mail template laten ontwerpen door een professional, in plaats van elke mailing van nul in elkaar te knutselen.

In dit artikel lees je wat het kost, welke opties er zijn en waar het meestal misgaat.

Een template is de mal waar al je mailings uit rollen

Een goede template scheelt je elke week uren, omdat je nooit meer opnieuw begint met de vormgeving.

Denk aan een bakvorm. Je bakt niet elke keer een nieuwe vorm, je giet er telkens vers beslag in. Zo werkt een e-mail template ook. De koppen, kleuren, knoppen en logo staan al goed. Jij vult alleen de inhoud aan.

Dat klinkt simpel, maar het verschil in resultaat is groot. Een losse mail die je snel in elkaar zet oogt vaak rommelig. Een template ziet er elke keer verzorgd uit. Je klant merkt dat, ook al kan hij niet altijd benoemen waarom.

En er is een tweede voordeel. Consistentie bouwt herkenning op. Als je mails steeds dezelfde stijl hebben, weet je ontvanger meteen van wie ze komen. Nog voor hij de afzender leest.

Wat kost een e-mail template laten ontwerpen?

Reken op €300 tot €1.500 voor een enkele professionele template, afhankelijk van hoeveel secties je nodig hebt en hoe veel maatwerk erin zit.

Hier is de bandbreedte die je in Nederland tegenkomt:

Basistemplate: €300 tot €600. Eén opzet in jouw huisstijl, met een header, een tekstblok en een knop. Prima voor een simpele nieuwsbrief of aankondiging.

Uitgebreide template: €600 tot €1.200. Meerdere blokken die je kunt combineren, denk aan productblokken, meerdere knoppen en een nette footer. Geschikt als je vaker en gevarieerder mailt.

Template plus koppeling: €1.000 tot €1.500 of meer. Inclusief het inbouwen in je e-mailsysteem zoals Mailchimp, Brevo of een ander platform, plus een testronde over verschillende apparaten.

Let op één ding. Dit zijn prijzen per template. Wil je later een tweede opzet voor je aanbiedingen en een derde voor je klantenservice? Dan betaal je opnieuw. Bij veel bureaus komt er ook een uurtarief bij zodra je iets wilt aanpassen.

Wat de prijs vooral bepaalt: het aantal blokken, of de template responsive én bewerkbaar is, hoeveel eigen graphics erin zitten en of je de bronbestanden meekrijgt.

Op de telefoon staat of valt je template

Het grootste deel van je ontvangers opent je mail op een telefoon, dus een template die alleen op desktop klopt is een half product.

Je hebt het vast zelf weleens gezien. Een mail met tekst die je moet vergroten om te lezen. Een knop die half buiten beeld valt. Of drie kolommen naast elkaar geperst op een klein scherm.

Dat is wat er gebeurt zonder responsive ontwerp. De template past zich dan niet aan het schermformaat aan.

Een goede designer bouwt de template zo dat hij zich vanzelf herschikt. Op een telefoon komen de blokken netjes onder elkaar. De knoppen worden groot genoeg voor een duim. De tekst blijft leesbaar zonder inzoomen.

Dit is precies waar zelfgemaakte templates struikelen. Op je eigen scherm ziet alles er goed uit. Bij je klant valt het uit elkaar. En dat merk je pas als de mail al de deur uit is.

Dark mode breekt meer mails dan je verwacht

Steeds meer mensen lezen mail in dark mode, en een template die daar geen rekening mee houdt laat logo's verdwijnen en tekst onleesbaar worden.

Volgens Litmus gebruikt een grote meerderheid van de mensen op hun telefoon inmiddels een donkere weergave. Dat betekent dat veel e-mailprogramma's je kleuren automatisch omdraaien.

Het resultaat kan lelijk zijn. Een zwart logo op een transparante achtergrond wordt onzichtbaar tegen een donkere balk. Zwarte tekst in een wit tekstvak kan vlekkerig worden. Iconen verdwijnen.

Een designer die weet wat hij doet, test dit vooraf. Hij geeft logo's een subtiel randje zodat ze zichtbaar blijven. Hij kiest kleuren die in beide weergaven werken. Zo ziet je mail er goed uit, of je ontvanger nu licht of donker leest.

Bij DesignDash checken we elke template standaard op mobiel, in verschillende mailprogramma's en in dark mode. Dat hoort er gewoon bij. Wil je zien hoe dat werkt? Bekijk ons design abonnement en leg je hele mailontwerp bij ons neer.

Zelf bouwen, freelancer of bureau?

Zelf bouwen is goedkoop maar tijdrovend, een freelancer is flexibel maar wisselend, en een bureau levert kwaliteit tegen een hoger tarief. Wat past hangt af van hoe vaak je mailt.

Zelf doen met de standaardtemplates van je mailplatform kost je niks extra. Maar je zit vast aan een look die iedereen gebruikt, en je bent zelf uren kwijt aan gepriegel.

Een freelancer levert vaak mooi werk voor een schappelijke prijs. Het nadeel: is hij druk of op vakantie, dan wacht je. En voor elke nieuwe opzet begint de offerte opnieuw.

Een bureau heeft een team en levert consistente kwaliteit. Daar staat een fors tarief tegenover, plus een uurtje-factuurtje-model zodra je iets wilt wijzigen.

Er is nog een vierde optie die steeds populairder wordt. Daarover verderop meer.

Wat een goede designer voor je uitzoekt

Een sterke template-designer levert niet alleen een mooi plaatje, maar zorgt dat de mail overal werkt en makkelijk te vullen is.

Dit doet een goede ontwerper achter de schermen voor je:

• De template opbouwen uit losse blokken die je zelf kunt combineren
• Alles testen op telefoon, tablet en desktop
• Controleren of de mail klopt in Gmail, Outlook, Apple Mail en andere programma's
• Rekening houden met dark mode
• Knoppen en tekst goed leesbaar en klikbaar maken
• Alt-teksten instellen bij afbeeldingen, zodat je mail ook werkt als beelden niet laden

Dat laatste wordt vaak vergeten. Veel mailprogramma's tonen afbeeldingen pas na een klik. Zonder alt-tekst ziet je ontvanger dan lege vlakken in plaats van je boodschap.

Het gaat dus om veel meer dan vormgeving alleen. Een template die er prachtig uitziet maar in Outlook uit elkaar valt, is alsnog waardeloos.

Een los ontwerp of onbeperkt via een abonnement

Bij een design abonnement betaal je een vast bedrag per maand en laat je zoveel ontwerpen maken als je wilt, zonder losse offertes per opdracht.

Dit is die vierde optie. In plaats van per template te betalen, leg je al je design bij één vast team neer. Je e-mail template, maar ook je nieuwsbrief, je social posts, je huisstijl en alles daartussenin.

Bij DesignDash werkt dat met twee plannen:

Standard: €1.497 per maand. Eén verzoek tegelijk, oplevering binnen 24 uur, onbeperkte revisies en tot 2 gebruikers.

Pro: €2.997 per maand. Twee verzoeken tegelijk voor meer doorvoer, ook binnen 24 uur, onbeperkte revisies en tot 5 gebruikers.

Het verschil tussen de twee zit in capaciteit, niet in snelheid. Beide leveren binnen 24 uur. Bij Pro kunnen we alleen aan twee dingen tegelijk werken.

Waarom kiezen ondernemers hiervoor? Omdat het rekenen simpel wordt. Eén vast bedrag, geen verrassingen achteraf. En je krijgt niet alleen die ene template, maar al je design uit dezelfde stijl. Dat houdt je merk strak.

Voor wie weinig mailt en verder nauwelijks design nodig heeft, is een losse template goedkoper. Zodra je regelmatig iets nodig hebt, kantelt de rekensom snel richting een abonnement. Reken je eigen situatie even door op onze prijzenpagina of lees verder op de blog.

Tip: verzamel voor je start drie mails die je mooi vindt. Niet om te kopiëren, maar om je designer te laten zien welke sfeer je zoekt. Dat scheelt een hoop heen-en-weer en je eerste versie zit vaak meteen dichter bij de roos.

Zo lever je je template aan bij je mailplatform

De meeste designers bouwen de template direct in je e-mailsysteem in, zodat jij hem daarna zelf kunt vullen.

Werk je met Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign of iets anders? Vraag dan vooraf of de designer ervaring heeft met jouw platform. Elk systeem heeft eigen kleine eigenaardigheden.

Krijg je de template als los HTML-bestand? Dan moet je hem zelf nog importeren. Dat kan, maar het luistert nauw. Eén verkeerd stukje code en de opmaak springt eruit.

Vraag daarom altijd of het inbouwen bij de prijs zit. En vraag of je een korte uitleg krijgt over hoe je nieuwe mails vult. Dan zit je niet vast zodra de designer klaar is.

Je eerste mailing verstuur je het beste eerst naar jezelf. Open hem op je telefoon, op je laptop en desnoods in dark mode. Zie je iets vreemds? Dan pas je het aan voor de echte verzending eruit gaat.

Veelgestelde vragen over een e-mail template laten ontwerpen

Wat kost een e-mail template laten ontwerpen?

Een enkele professionele template kost meestal €300 tot €1.500. De prijs hangt af van het aantal blokken, of de template responsive en bewerkbaar is en of het inbouwen in je mailsysteem erbij zit.

Hoe snel heb ik mijn template?

Bij een losse opdracht reken je vaak op één tot twee weken, inclusief een feedbackronde. Bij DesignDash lever je je verzoek in en krijg je de eerste versie binnen 24 uur terug, waarna je onbeperkt kunt bijsturen.

Werkt de template in alle e-mailprogramma's?

Dat moet je vooraf afspreken. Gmail, Outlook en Apple Mail geven elk andere resultaten. Een goede designer test je template in de belangrijkste programma's zodat de opmaak overal klopt.

Kan ik de template zelf aanpassen na oplevering?

Ja, als hij bewerkbaar is opgeleverd. Vraag of de template uit losse blokken bestaat en of hij in je eigen mailplatform staat. Dan vul je nieuwe mails zelf, zonder telkens een designer nodig te hebben.

Moet ik zelf de teksten aanleveren?

Voor het ontwerp niet per se. Een designer werkt vaak met voorbeeldtekst om de opzet te maken. Voor je echte mailings lever jij de inhoud aan, of je laat de teksten er los bij schrijven.

Kan ik naast een e-mail template ook ander design laten maken?

Ja. Bij een design abonnement valt je template onder hetzelfde vaste maandbedrag als je social posts, banners, presentaties en huisstijl. Zo houd je alles in dezelfde stijl bij één team.

Is een abonnement voordeliger dan een losse template?

Dat hangt af van hoeveel je nodig hebt. Heb je alleen die ene template nodig, dan is los goedkoper. Vraag je maandelijks nieuw design, dan is een abonnement vanaf €1.497 per maand meestal voordeliger dan losse offertes bij elkaar.